Avanço da digitalização, aumento das obrigações legais e necessidade de maior controle administrativo reforçam importância de uma gestão especializada nas serventias
A atividade notarial tem acompanhado a evolução tecnológica e as mudanças regulatórias que vêm transformando a administração das serventias em todo o país. Além da excelência na prestação dos serviços à população, os cartórios precisam lidar com uma rotina cada vez mais complexa de obrigações trabalhistas, fiscais, contábeis e administrativas, tornando a gestão um fator estratégico para a sustentabilidade das unidades.
Para o coordenador financeiro da Silvestrin, Eduardo José Tonon Silvestrin, esse cenário exige uma atuação cada vez mais profissional dos gestores. “Os cartórios possuem uma realidade muito diferente da maioria das empresas. Além de atenderem uma legislação trabalhista, tributária e contábil cada vez mais complexa, precisam cumprir normas específicas do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), das Corregedorias Estaduais e da Receita Federal, sempre com elevado nível de responsabilidade e transparência”, afirma.
Entre os principais desafios estão o controle dos custos da serventia, a administração das equipes, o cumprimento das obrigações acessórias e a prevenção de passivos trabalhistas. Segundo Silvestrin, uma gestão preventiva também permite gerar informações que apoiam a tomada de decisões e oferecem mais segurança para o delegatário exercer sua atividade principal.
A tecnologia tem sido uma importante aliada nesse processo. Ferramentas de gestão de pessoas, sistemas integrados de folha de pagamento, controle de jornada, admissões digitais e indicadores gerenciais vêm contribuindo para reduzir retrabalho, aumentar a organização interna e oferecer maior controle sobre a rotina administrativa. Na área financeira e contábil, a digitalização também facilita o acompanhamento das despesas e o planejamento da serventia.
Apesar dos avanços tecnológicos, Silvestrin destaca que os resultados dependem da combinação entre inovação e conhecimento especializado. “A tecnologia deve ser utilizada como ferramenta para aumentar a eficiência, mas sempre apoiada pelo conhecimento técnico. Esse equilíbrio permite entregar informações mais confiáveis, reduzir riscos e oferecer uma gestão muito mais estratégica aos cartórios”, ressalta.
Além disso, outro ponto que merece atenção é o aumento das exigências legais e dos mecanismos de fiscalização eletrônica. Além das obrigações já conhecidas, como eSocial, FGTS Digital, DCTFWeb e EFD-Reinf, novas normas específicas para as serventias ampliaram a necessidade de acompanhamento técnico permanente.
E usando como exemplo, o especialista mencionou o Provimento nº 227/2026 do Conselho Nacional de Justiça, que instituiu novas obrigações relacionadas à declaração anual de passivo trabalhista e à demonstração da solvência das serventias. “Trata-se de uma exigência que demanda levantamento técnico, cálculos específicos e responsabilidade profissional”, explica.
Para ele, a tendência é que a administração dos cartórios seja cada vez mais baseada em governança, indicadores e inteligência de dados. Automação de processos, integração entre sistemas e painéis gerenciais devem ganhar espaço na rotina das serventias, sem substituir a importância da análise técnica.
“O maior diferencial continuará sendo o fator humano. A interpretação da legislação, a análise dos riscos e a consultoria estratégica continuarão dependendo de profissionais especializados”, conclui Silvestrin.
